Digitale Langzeitarchivierung

Elektronische Texte sind die historischen Quellen der Zukunft.

Die moderne Verwaltung stützt sich heutzutage vielfach auf elektronische Hilfsmittel. Dazu gehören nicht nur der elektronische Akt, sondern auch elektronische Bilder und Pläne. Das Wiener Stadt- und Landesarchiv (MA 8) ist verantwortlich für die richtige Auswahl, Übernahme und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und arbeitet daran, diese dauerhaft lesbar und damit zugänglich zu machen.

Einführung von Standards

Sowohl in der Schriftgutverwaltung der Behörde als auch in der digitalen Langzeitarchivierung ist die Einhaltung von Standards notwendig. Dazu gehören die Verwendung von standardisierten Metadaten genauso wie die Normierung von Dateiformaten. Für die elektronische Archivierung gilt das OAIS-Modell als wichtiger Standard.

Vielfältige Herausforderungen

Die digitale Langzeitarchivierung von Behördenschriftgut ist aus mehreren Gründen herausfordernd. Während Papier mehrere hundert Jahre überdauern kann, kommt es bei digitalen Speichermedien meist schon nach einigen Jahren zu Informationsverlust. Um Datenverluste aufgrund der Alterung des Speichermediums zu verhindern, ist eine regelmäßige Migration auf neue Datenträger notwendig.

Ein weiteres Problem ist das langfristige Auslesen von Informationen. Vielfach fehlen die Lesegeräte oder Programme, um Dokumente in einem veralteten Datenformat noch zugänglich zu machen. Durch die regelmäßige Migration von älteren Datenformaten in aktuelle werden Datenverluste vermieden.