Schriftgutverwaltung - Archivierung von Behördenunterlagen

Eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsprozesse gewährleistet die dauerhafte Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Verwaltungshandeln. Schriftgutverwaltung betrifft die systematische Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung aller Unterlagen einer Dienststelle. Diese werden dadurch optimal nutzbar gemacht und Geschäftsabläufe effizient gestaltet. Das Wiener Stadt- und Landesarchiv (MA 8) berät bei der Erstellung von Akten- und Skartierungsplänen.

Erstellung

Akten fassen alle Unterlagen zusammen, die in Erledigung einer Aufgabe entstanden sind und für ihre Fortführung benötigt werden. Sie steuern den Ablauf und halten Vorgänge und Ereignisse evident, die zu ihrer Entstehung geführt haben. Damit sichern Akten die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Dabei ist die Bezeichnung mit aussagekräftigen Metadaten wesentlich, damit nicht nur die Beteiligten sondern später auch andere die richtigen Unterlagen einfach finden können.

Aufbewahrung

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind die Lagerbedingungen für Schriftgut zu beachten. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind alle Unterlagen, die älter als 30 Jahre sind und die nicht mehr ständig benötigt werden, dem Archiv anzubieten. Darüber hinaus können auch Unterlagen, die jünger sind, angeboten werden, sofern diese nicht mehr ständig benötigt werden.

Nutzung

Um eine optimale Nutzung des Schriftguts zu gewährleisten, sind wichtige Grundregeln zu beachten. Metadaten helfen dabei, die Auffindbarkeit von Unterlagen zu erleichtern und ermöglichen die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte regeln den Zugang zu den Unterlagen und schützen vor unautorisierter Einsicht oder Veränderung.

Aussonderung

Die Aussonderung von Schriftgut hat in Rücksprache mit der MA 8 zu erfolgen. Dabei wird in Zusammenarbeit mit der Dienststelle die Archivwürdigkeit der Unterlagen geprüft und über Archivierung oder Vernichtung entschieden. Die schiere Menge an Information, die in einer Dienststelle entsteht, macht meist eine quantitative Verringerung bei qualitativer Verdichtung der Information notwendig. Dabei werden in der Regel ganze Sachgebiete bewertet. Die Bewertung von Einzelakten geschieht nur in wenigen Fällen.

Die Bewertung von elektronischen Akten nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. In den Akten- und Skartierungsplänen sind Entscheidungen bereits festgelegt. Sind Unterlagen dort nicht genannt oder für diese eine Entscheidung im Einzelfall vorgesehen, sind sie dem Archiv zur Bewertung anzubieten.

Kontakt

Das Wiener Stadt- und Landesarchiv steht gerne für Fragen zur Schriftgutverwaltung zur Verfügung: Öffnungszeiten und Kontakt