Ablauf einer Revision

Eine Revision besteht aus folgenden Schritten:

• Vorbereitung
• Eröffnungsgespräch
• Durchführung der Prüfung
• Beratung mit der geprüften Dienststelle
• Schlussbesprechung
• Follow-up

Vorbereitung

Nach der Vorbereitung auf die Prüfung und der Erstellung eines Konzepts kommt es zur Ankündigung der Revision bei der Leiterin oder dem Leiter der geprüften Dienststelle.

Eröffnungsgespräch

Am Beginn der Revision steht das Eröffnungsgespräch, welches dazu dient, Revisionsziele, Prüfmethode und Vorgehensweise mit der Leiterin beziehungsweise dem Leiter der geprüften Dienststelle zu besprechen. Ziel ist es, einen optimalen Ablauf der Prüfung zu gewährleisten und die notwendige Unterstützung der geprüften Dienststelle zu erhalten.

Durchführung der Prüfung

Man unterscheidet formelle und materielle, auf den Inhalt bezogene Prüfungen an Hand von Stichproben. Lückenlose Prüfungen bilden die Ausnahme. Direkte Prüfungen analysieren konkrete Einzelvorgänge. Indirekte (abgeleitete) Prüfungen haben Vergleiche, Plausibilität, Kennzahlen und Ähnliches zum Gegenstand. Direkte und indirekte Methoden werden kombiniert. Arbeitsmittel sind Checklisten, Prüfberichte, Organigramme, Interviews und Fragebögen sowie Einsicht in Akten und Auswertungen. Prüfungshandlungen und Ergebnisse werden dokumentiert.

Beratung mit der geprüften Dienststelle

Die Feststellungen werden mit den Leiterinnen und Leitern der geprüften Dienststellen besprochen. Dabei werden Lösungs- und Verbesserungsvorschläge erörtert. In der Diskussion mit der Fachabteilung werden Vor- und Nachteile von Alternativen abgewogen.

Schlussbesprechung

Geprüfte Dienststelle und Revision sollen sich zu den Feststellungen äußern und das Ergebnis im Idealfall gemeinsam tragen. Abweichende Meinungen sind zu dokumentieren und können von der Internen Revision im Bericht bewertet werden. Die Leiterin beziehungsweise der Leiter in der geprüften Dienststelle erhält einen Abschlussbericht.

Follow-up

Zur Sicherstellung der Wertschöpfung überwacht die Gruppe Interne Revision und Compliance die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Im Follow-up werden die von der Dienststelle getroffenen Maßnahmen überprüft.