Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten für die Organe des Landes Wien zum 31. März 2024

Zur Vorlage an den Landtag

Die Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) ABl. Nr. L 119 vom 4.5.2016 S. 1 (DSGVO) sieht in ihrem Art. 37 für den behördlichen/öffentlichen Bereich die Bestellung (zumindest) einer*eines Datenschutzbeauftragten vor.

Mit Verfügung des Herrn Bürgermeisters vom 26. April 2023 wurde gemäß § 5 Wiener Datenschutz-Anpassungsgesetz (WDSAG) zur Wahrnehmung der sich aus Artikel 39 DSGVO sowie dem WDSAG ergebenden Aufgaben im Magistrat für die Organe der Gemeinde und des Landes Wien mit Wirksamkeit vom 25. Mai 2023 ein Datenschutzbeauftragter für die Dauer von 5 Jahren bestellt.

Gemäß § 8 Abs. 1 WDSAG hat der Datenschutzbeauftragte bis zum 31. März des Folgejahres einen Tätigkeitsbericht über die Tätigkeiten im vergangenen Kalenderjahr zu erstellen und dem Gemeinderat und dem Landtag im Wege des Stadtsenats beziehungsweise der Landesregierung zur Kenntnisnahme vorzulegen. Der Bericht ist nach Kenntnisnahme im Internet zu veröffentlichen.

Im Sinne des § 8 Abs. 1 WDSAG wird daher folgender Bericht vorgelegt:

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten ergeben sich aus Art. 39 DSGVO sowie § 8 WDSAG und können wie folgt zusammengefasst werden:

• Beratung bei Projekten, Programmen und Vorhaben sowie hinsichtlich der Datenschutz-Folgenabschätzung
• Sensibilisierung und Schulung der Verantwortlichen, Auftragsverarbeiter*innen und deren Bediensteter hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
• Überwachung und Überprüfung der Einhaltung der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen
• Zusammenarbeit mit der Anlaufstelle für die Datenschutzbehörde
• Konsultationen der Datenschutzbehörde im Falle einer hohen Risikobewertung im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung
• Mitwirkung in legistischen Verfahren
• Berichtswesen an die obersten Organe

Der Schwerpunkt der Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten lag im vergangenen Jahr auf der vertiefenden datenschutzrechtlichen Beratung der Dienststellen des Magistrats im Rahmen ihrer regulären Prozesse sowie bei innovativen Projekten und Programmen, insbesondere im Bereich des E-Government.

Das Schulungsangebot umfasste im vergangenen Jahr eine grundlegende Basis-Schulung zur Nutzung des magistratsinternen Systems DAVID und wurde von den Mitarbeiter*innen gut angenommen. Die Schulung erfolgte interaktiv über eine angeleitete Verwendung des Testsystems durch die Teilnehmer*innen.

Das im Jahr 2022 eingerichtete Datenschutz-Informationssystem, das das gesammelte Wissen der Geschäftsstelle des Datenschutzbeauftragten für Datenschutzverantwortliche online zugänglich macht, wurde im Jahr 2023 auch mit Inhalten befüllt, die bisher nur statisch auf der Intranetseite der Datenschutzabteilung zu finden waren. Durch die Übernahme in das Informationssystem konnte einerseits die Intranetseite entlastet und neu und übersichtlicher gestaltet werden. Andererseits wurde dadurch erstmals die gezielte Suche nach Inhalten dieser Seite über die Volltextsuche im Informationssystem ermöglicht.

Ein großer Erfolg ist nach wie vor der Datenschutz-Newsletter, der quartalsweise über ausgewählte Themen des Datenschutzes informiert und dessen Zielgruppe auf Wunsch der Mitarbeiter*innen laufend auch auf Personen erweitert wird, die zwar keine Datenschutzverantwortlichen im engeren Sinne sind, das angebotene Zusatzwissen jedoch als nützlich für ihre Tätigkeit empfinden.

Informationen zum Datenschutz im Magistrat der Stadt Wien und zum Datenschutzbeauftragten werden unter https://www.wien.gv.at/info/datenschutz/index.html zur Verfügung gestellt.