3. Nachhaltig gesteuert

3.2 Das verfahrensorientierte Steuerungsmodell der MA 35

Das Steuerungsmodell der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft beschreibt ausgehend von jedem einzelnen Antragsverfahren, wie die Leistungserbringung in der Behörde geplant, gesteuert und weiterentwickelt wird.

Es besteht aus drei Ebenen:

  1. Die Bearbeitung eines Antrags als Basis

  2. Die Standardisierung der Antragsbearbeitung als Strategie

  3. Ziele pro Verfahren als Grundlage für das Performance-Management

Basis: Die Bearbeitung eines Antrags

Die Bearbeitung eines Antrags ist die Basis für die Steuerung der Verfahren durch die Behörde. Die drei wesentlichen Perspektiven einer effizienten und rechtskonformen Antragsbearbeitung ergeben sich aus klar definierten Funktionen der Mitarbeiter*innen im Prozess, dem einheitlich für alle Bearbeiter*innen verfügbaren Wissen und definierten Zielwerten für die Antragsbearbeitung.

Funktionen

Es gibt eine Darstellung aller Kernprozesse, welche die erforderlichen Schritte und Funktionen abbildet.

Wissen

Das für die Bearbeitung erforderliche Wissen ist für Mitarbeiter*innen verfügbar.

Zielwerte

Zielwerte für die einzelnen Verfahren bilden die Basis für die Steuerung.

Strategie: Standardisierung der Antragsbearbeitung

Mit zunehmenden Fallzahlen in den vergangenen Jahren steigt die Notwendigkeit, Standards zu stärken, die einen einheitlichen und effizienten Vollzug sicherstellen. Die Standardisierung betrifft alle drei Perspektiven einer effektiven und effizienten Antragsbearbeitung.

Funktionen

Der Prozess wird mit den geringstmöglichen Arbeitsschritten durchgeführt. Die Funktionen sind auch über alle Kernprozesse so weit wie möglich vereinheitlicht.

Wissen

Das Wissen steht den Mitarbeiter*innen in der kompaktesten und sprachlich einfachsten Form, die einen einheitlichen rechtskonformen Vollzug gewährleistet, einfach zugänglich zur Verfügung.

Zielwerte

Die Zielwerte sind so weit wie möglich über alle Verfahren standardisiert und stehen der*dem Fall-Verantwortlichen in einfacher Form zur Verfügung.

Performance-Management: Entwicklungs- und Performanceziele pro Verfahren

Über das Performance-Management der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft wird die Strategie regelmäßig überprüft und aktualisiert. Es werden Zielwerte für einzelne Verfahren definiert und deren Umsetzung messbar gemacht und gesteuert.

Bei den Zielen wird unterschieden:

  1. Performanceziele: Diese sind über alle Verfahren vereinheitlicht und betreffen Beurteilungsgrößen, die zur operativen Steuerung aller Verfahren kontinuierlich monatlich analysiert werden.

  2. Entwicklungsziele: Diese werden aus der Strategie abgeleitet und betreffen Beurteilungsgrößen, die spezifisch für eine bessere serviceorientierte und effiziente Leistungserbringung in einzelnen Verfahren definiert wurden.

Grafik: Jährlicher Performance-Management-Kreislauf
Dargestellt in einem Führungskreis: Monitoring des Fortschritts in der Umsetzung der Zielbilder anhand der definierten Meilensteine: Umsetzungsplanung in den Zentren & Gruppen - Definition Arbeitspakete & Meilensteine zur Umsetzung des Zielbilds. Selbständige Umsetzung der Strategie in den Zentren & Gruppen. Strategieklausur MA 35 Aktualisierung Zielbild für die kommenden 2 bis 3 Jahre pro Zentrum und Gruppe (jeweils rollierend).
Jährlicher Performance-Management-Kreislauf

Die Strategie wird jährlich in einer Klausur im Herbst gemeinsam mit allen Führungskräften der Stadt Wien – Einwanderung und Staatsbürgerschaft optimiert. Dabei wird der aktuelle Umsetzungsstand reflektiert, es werden neue Entwicklungen diskutiert und die Ziele der Dienststelle angepasst.

Davon ausgehend planen alle Organisationseinheiten die Schritte zur Umsetzung der für sie relevanten Ziele durch die Definition von Maßnahmen und Meilensteinen.

Die Umsetzung der Ziele erfolgt eigenverantwortlich durch die einzelnen Organisationseinheiten. Der Umsetzungsstand der Entwicklungsziele und die Performance der Verfahren werden monatlich im Führungskreis gemeinsam überprüft und aktuelle Maßnahmen diskutiert.

Mit dem Performance-Management-System werden eine kontinuierliche Anpassung der Leistungserbringung an aktuelle Entwicklungen im Umfeld der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft und eine zielorientierte Steuerung der Verfahren durch die Behörde sichergestellt.