4. Effizient

4.2 Mehr Effizienz durch umfassende Neugestaltung der Verfahren

Pilotprojekt in der Inlandseinbürgerung

Die Stadt Wien – Einwanderung und Staatsbürgerschaft hat im Jahr 2021 über 10.000 Einbürgerungen durchgeführt. Das entspricht den Einbürgerungszahlen der Jahre 2011, 2012, 2013 und 2014 – zusammengerechnet! Die weiter steigenden Antragszahlen in der Inlandseinbürgerung waren 2022 der Grund, eine umfassende Optimierung der Prozesse in diesem Bereich zu starten.

Im Zuge von drei Arbeitspaketen wurde die Basis für das Pilotprojekt erarbeitet. Die Arbeitspakete widmeten sich folgenden Themen:

1. Funktionen neu denken. 2. Prozessschritte optimieren. 3. Onboarding beschleunigen.

Funktionen wurden neu gedacht

Im Sinne der Arbeitsteilung und Definieren von klaren Zuständigkeiten wurden die Aufgaben klar zwischen den Berufsgruppen aufgeteilt und Verantwortlichkeiten definiert.

  • Amtsgehilf*innen und Kanzlist*innen entlasten verstärkt Teamassistenzen durch organisatorischen und administrativen Support.

  • Teamassistent*innen entlasten Referent*innen durch deutlich mehr Kompetenzen und die Übernahme von vielen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

  • Referent*innen sind nun hauptverantwortlich für die jeweiligen Verfahren und gestärkt in ihrer inhaltlich prüfenden Aufgabe.

  • Referatsleitungen fällen Entscheidungen über Verfahren und fokussieren sich auf Führungsaufgaben, interne Kontrollsysteme sowie Fristenmanagement.

Drei Rechtecke in verschiedenen violett-Tönen mit folgenden Texten: Ziel: Senkung der Verfahrensdauer mit dem Zielwert, die Dauer gegenüber Dezember 2021 um 25 Prozent zu senken. Der Istwert lautet: Einwanderung: Minus 40,1 Prozent Mittelwert, minus 48,1 Prozent Median, Stand per 31. Juli 2024.
Kennzahlen

Prozessschritte sind optimiert

Alle Prozessschritte wurden geprüft, einheitlich neu definiert, ausführlich beschrieben und visualisiert. Anschließend wurde die Zeit zur Erledigung einzelner Arbeitsschritte geschätzt. Damit wurden detaillierte und fundierte Berechnungen über erforderliche Kapazitäten ermöglicht, welche die Planung des Personaleinsatzes deutlich verbesserten. Mittlerweile ist der Roll-out auf alle Referate des Zentrums Inlandseinbürgerung abgeschlossen.

Foto von Eingangsbereich der MA 35 im 20. Bezirk, Dresdner Straße 93
Copyright: Christian Fürthner - Kommunikation und Medien
Eingangsbereich der MA 35 im 20. Bezirk, Dresdner Straße 93, Copyright: Christian Fürthner, Stadt Wien – Kommunikation und Medien