Magistratsabteilung 54 - Zentraler Einkauf und Logistik

Die Abteilung Zentraler Einkauf und Logistik (MA 54) ist als interne Dienstleisterin im Magistrat für die Beschaffung und Instandhaltung der sachlichen Erfordernisse zuständig, soweit im Erlass MD-OS-1512170-2023 für Spezialerfordernisse der Dienststellen die Beschaffungszuständigkeiten nicht anders geregelt sind. Als interne Dienstleisterin unterstützt die Abteilung Zentraler Einkauf und Logistik die Dienststellen des Magistrats rasch und effizient bei der Beschaffung, Transport und Lagerung von Produkten und Dienstleistungen sowie bei Auftragsvergaben im Rahmen des Bundesvergabegesetzes.

Die Spezialist*innen der Dienststelle beraten dabei in korrekten und praxisgerechten Vergabeverfahren und führen diese in den meisten Fällen auch durch.

Die Vergaben erfolgen nach den Kriterienkatalogen von "ÖkoKauf Wien", dem ökologischen und nachhaltigen Beschaffungsprogramm der Stadt Wien.

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Projekt- und Schwerpunktüberblick

Das Jahr 2023 stellte die Mitarbeiter*innen der Abteilung weiterhin vor allem mit den weltmarktbedingten Lieferengpässen und Preissteigerungen vor neue Herausforderungen. Dank des Engagements der Mitarbeiter*innen gelang es, die von den Dienststellen des Magistrats benötigten Leistungen trotz aller Herausforderungen rasch und vergabekonform zu beschaffen.

Vergaben

Im Jahr 2023 wurden rund 8.300 Vergaben im Wert von circa 73 Millionen Euro netto durchgeführt.

Neben den laufend wiederkehrenden Verfahren, wie die Vergabe von Hygienepapier, Kopierpapier, Reinigungsleistungen für Schulen, verschiedene Möbelausstattungen für diverse Dienststellen des Magistrats et cetera, wurden auch einmalige Vergaben, wie zum Beispiel die Bestandsübersiedlung von 350.000 Büchern (entspricht circa 8 Kilometer) der Wienbibliothek vom Rathaus in ein Außendepot im 11. Gemeindebezirk, erledigt.

Grundsätzlich wird bemerkt, dass aufgrund der COVID-Pandemie und der angespannten wirtschaftlichen Situation, bedingt durch den Ukrainekrieg, von der bisherigen Ausschreibungspraxis mit längeren Vertragszeiträumen abgegangen werden musste - einerseits durch die Verfügungsknappheit der Rohstoffe und andererseits durch die für die Anbieter*innen nicht längerfristig kalkulierbaren Energie- und Rohstoffkosten. Es mussten daher teils kürzere Vertragszeiträume, zum Beispiel bei Papierprodukten, gewählt werden, um den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, seriöse Angebote kalkulieren zu können.

In vielen Branchen war ein deutlicher Preisanstieg auch noch Anfang 2023 festzustellen. Im Laufe des Jahres war jedoch ein Sinken der Angebotspreise eingetreten, wie zum Beispiel bei den Papierprodukten. Die vorhin beschriebene Vorgangsweise der kürzeren Vertragsdauer ermöglichte der Abteilung Zentraler Einkauf und Logistik an dieser Marktpreissenkung mit zu partizipieren.

Die erwähnte Marktunsicherheit und die daraus resultierende notwendige Verkürzung des Vertragszeitraumes hatte einen Anstieg der Anzahl an Vergaben zu Folge.

Logistik Center

Die Abteilung Zentraler Einkauf und Logistik ist für die Einrichtung der Wahllokale in Wien zuständig. Das Wahlrechtsänderungsgesetz 2023 sieht vor, dass bis zum 1. Jänner 2028 alle Wahllokale barrierefrei zugänglich sein müssen. Darüber hinaus ist bereits ab der nächsten Bundeswahl - dies ist die Europawahl am 9. Juni 2024 - an jedem Wahlstandort zumindest ein barrierefrei zugängliches Wahllokal einzurichten.

Deswegen wurden bereits im Jahr 2023 mit den betroffenen Dienststellen einige Besprechungen abgehalten und 10 Standorte für notwendige mobile Rampen evaluiert. Diese werden vom Logistik-Center errichtet. Weiters wurden bereits Anschaffungen, wie Tische, Sessel, Bodenschutzmappen et cetera begonnen, um für die nächste Wahl gerüstet zu sein.

Des Weiteren hat das Logistik Center beispielsweise folgende Arbeiten durchgeführt:

COVID 19

• Räumung von diversen Gurgeltest-Stationen

• Demontage und Abtransport von Impfzentren und Teststraßen

Übersiedlungen

• Übersiedlung des Magistratischen Bezirksamtes für den 22. Bezirk (MBA 22)

• Übersiedlung der Younion - Hauptgruppe 1

Virtueller Markt - Online Bestellplattform des Magistrates

In einem derzeit laufenden Projekt wird zusammen mit der Abteilung Wien Digital (MA 01) eine neue Bestellplattform für den Virtuellen Markt aufgesetzt, da das zur Zeit in Verwendung befindliche SAP-SRM-System künftig nicht mehr serviciert wird. Die Programmierungen haben 2023 begonnen.

Über diese Plattform sollen künftig alle Bestellprozesse abgewickelt werden.