2.11 Dokumentenmanagement

Die neue DMS-Strategie der Stadt Wien wurde im Juli 2022 von der Magistratsdirektion veröffentlicht. Diese IKT-Strategische Richtlinie regelt die Grundsätze zu Dokumentenmanagementsystemen (DMS) im Magistrat der Stadt Wien, insbesondere den Einsatz der Dokumenten-Management-Plattform, die in der Stadt Wien mit dem strategischen Produkt „Alfresco“ umgesetzt wurde.

Auch Wien Digital stellt sich dieser Herausforderung mit dem Digitalisierungsvorhaben „Zentrales DMS für Wien Digital (ZDMS)“. Ziel ist ein revisionssicheres DMS, das eine Kostenreduktion durch geringere Datenmengen und die Optimierung von internen Prozessen ermöglicht. Die in „Alfresco“ zu implementierenden Anforderungen betreffen den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, unter spezieller Beachtung des Akten- und Skartierungsplanes und der Klassifizierung von Informationen nach Kriterien der Informationssicherheit. Dabei wird der Vorgabe der DMS-Richtlinie gefolgt.

2023 wurde die organisatorische Vorbereitung für den Einsatz des zentralen DMS für Wien Digital abgeschlossen und das Konzept für die Ablagestruktur erstellt.