4.3 Digitalisierung und IT-Infrastruktur

Sowohl in der Einwanderung als auch in der Staatsbürgerschaft sind seit 2022 alle internen Verfahrensschritte digitalisiert. Neue Akten werden ausschließlich digital bearbeitet. Durch die Digitalisierung von analogen Zwischenschritten und Optimierung von digitalen Hilfswerkzeugen werden Verfahren beschleunigt und können flexibler erledigt werden.

Im Fokus der digitalen Transformation steht die eingehende Untersuchung bestehender Prozesse, um durch digitale Lösungen sowohl die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter*innen als auch die Servicequalität für Kund*innen nachhaltig zu verbessern. Die Digitalisierungsvorhaben orientieren sich dabei strikt an der übergeordneten Digitalisierungsstrategie der Stadt Wien, um neue Technologien identifizieren und nachhaltig implementieren zu können.

Ein wichtiger Meilenstein in Richtung Digitalisierung wurde 2025 erreicht: Die in Papierform geführten Verzeichnisse der Wiener Staatsbürgerschaftsevidenz wurden in Zusammenarbeit mit der Stadt Wien – Rechnungs- und Abgabenwesen (MA 6) digitalisiert. Recherchen und Erteilung von Auskünften sollen damit schneller und effizienter möglich sein, und die historischen Daten werden für die Nachwelt erhalten. Zwischen April 2024 und Dezember 2025 wurden insgesamt knapp 7,2 Mio. Dokumente eingescannt und somit rund 10,4 Mio. Bilder generiert.

2025 startete das dritte Folgeprojekt zur weiteren Verbesserung und agilen Anpassung der Applikation STBEF. STBEF ist das interne Fachinformationssystem für den Staatsbürgerschaftsbereich und wurde im Laufe des Projekts an neue Herausforderungen und Arbeitsweisen angepasst. Auch die Ablöse der veralteten Applikation zum Ausländergrunderwerb und die Anbindung an den ELAK bedeutet die Integration einer nicht mehr zeitgemäßen Insellösung in die digitale Infrastruktur der Stadt.