16.3 Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung

Die Förderdienststelle hat eine Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel sowie der Einhaltung der vertraglichen Förderbestimmungen, Förderbedingungen, Termine und Auflagen durchzuführen.

Während die standardisierten Prüfprozesse dienststellenintern im Rahmen des IKS (vgl. dazu auch Kap. 5.1.1) festzulegen sind (z.B. Abrechnungsleitfäden, Checklisten), sind die gegenüber den Fördernehmer*innen zu setzenden Kontrollmaßnahmen zum Zwecke der Transparenz auch in der jeweiligen Förderrichtlinie zu veröffentlichen und vertraglich zu vereinbaren.

Die Prüfung der widmungsgemäßen Verwendung ist zeitnahe nach Vorlage des Verwendungsnachweises durchzuführen. Dieser ist auf Plausibilität und Abweichungen im Hinblick auf die im Rahmen des Förderansuchens/Förderantrages gemachten Angaben und die vorgelegte Kalkulation zu überprüfen. Für eine nachvollziehbare Dokumentation der Verwendungskontrolle sind dienststelleninterne Checklisten zu erstellen, zu verwenden und im Förderakt zu protokollieren.

Auch das abschließende Prüfergebnis (Prüfvermerk) ist unter Verwendung eines entsprechenden Formblattes schriftlich im Förderakt festzuhalten. Dieser hat gegebenenfalls auch entsprechende Festlegungen in Zusammenhang mit der Zuführung von Fördermitteln zu einer Zahlungsmittelreserve (Rücklage) bei Gesamtförderungen zu enthalten (siehe Kap. 16.3.4).

Die Förderdienststelle hat dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Verwendungskontrolle betrauten Personen entsprechend geschult sind bzw. über das notwendige fachliche und unternehmerische Verständnis verfügen. Die Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung hat unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips zu erfolgen.

Bei mehrjährigen und unbefristeten Förderungen sind in angemessenen Zeitabständen auch Zwischenkontrollen durchzuführen, beispielsweise durch eine Aufforderung zur bzw. ohnedies vertraglich vereinbarte Vorlage von Zwischenberichten (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis), durch Qualitäts- bzw. Prüfgespräche etc. Zu diesem Zweck sollte vertraglich vereinbart werden, dass weitere Auszahlungen erst nach Vorlage und Abnahme der Zwischenberichte erfolgen.

Die nachfolgend angeführten wichtigsten Instrumente der Verwendungskontrolle sind nicht als abschließende Aufzählung der Kontrollmaßnahmen zu verstehen. Bei Auswahl bzw. bei der Entscheidung, welche spezifischen Instrumente im Rahmen der Kontrolle eingesetzt werden, ist der diesbezügliche Verwaltungsaufwand jedenfalls in angemessener Relation zur Höhe des jeweiligen Förderbetrages zu setzen.

Prüfung des Sachberichts

Eine Überprüfung, ob der gewährte Förderbetrag widmungsgemäß verwendet wurde, hat sich nicht alleine auf eine betragliche Prüfung zu beschränken, sondern ist vielmehr auch eine inhaltliche Prüfung der gewährten Förderung im Hinblick auf ihre Effektivität bzw. insbesondere dahingehend vorzunehmen, ob die Fördermittel tatsächlich für den Fördergegenstand verwendet wurden, und ob der Förderzweck bzw. das angestrebte Ziel überhaupt erreicht wurde.

Der Sachbericht ist von der Förderdienststelle auf Plausibilität sowie Nachvollziehbarkeit im Hinblick auf die gemachten Angaben zur Zielerreichung bzw. Erfolgsmessung zu überprüfen. Unklarheiten bzw. Widersprüche sind auf geeignete Weise aufzuklären.

Beispiel:
Wenn der Förderzweck im Rahmen der Förderung einer Veranstaltung auch darin besteht, eine Publizität, ein großes Publikum und damit verbunden auch einen Werbewert für die Stadt Wien zu erreichen, aus dem Sachbericht bzw. aus sonstigen vorgelegten Unterlagen jedoch hervorgeht, dass das angestrebte Ziel nicht erreicht wurde (z.B. weil statt den ursprünglich geplanten 10.000 Gästen nur 500 Gäste gekommen sind), sollte eine Abklärung erfolgen und gegebenenfalls die Rückforderung eines (Teil-)Betrages geprüft werden.

Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises

Der vorgelegte zahlenmäßige Nachweis (Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung, bei Gesamtförderungen auch der Jahresabschluss, sowie allfällige zusätzlich angeforderte Unterlagen wie Belegsaufstellung, Buchungsjournale, Einzelkontennachweise etc.) ist seitens der Förderdienststelle auf Plausibilität zu prüfen. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob Abweichungen zu der die im Rahmen des Förderansuchens/Förderantrags vorgelegten Kalkulation (Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung) bestehen. Bei Abweichungen sind geeignete Maßnahmen zu setzen, um diese aufzuklären. Gelingt dies nicht, ist ein Widerruf samt allfälliger Rückforderung zu prüfen (siehe Kap. 17).

Die Förderdienststelle hat auch zu überprüfen, ob der zahlenmäßige Nachweis tatsächlich nur förderbare Kosten enthält. Ein Katalog förderbarer bzw. nicht förderbarer Kosten kann der Muster-Förderrichtlinie (siehe Anhang) entnommen werden (wobei die Förderdienststelle bei Erstellung der Förderrichtlinie im Hinblick auf die Eigenart des jeweiligen Förderprogrammes zu überprüfen und in der Förderrichtlinie festzulegen hat, welche Kosten als förderbar bzw. nicht förderbar deklariert werden)

Förderbar sind jedenfalls immer nur die zur Erreichung des Förderziels notwendigen Kosten.

Wenn die/der Fördernehmer*in vorsteuerabzugsberechtigt ist, dürfen ausschließlich Nettobeträge als förderbare Kosten anerkannt werden. Wenn die/der Fördernehmer*in nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, können Bruttobeträge als förderbare Kosten anerkannt werden.

Zur Erklärung:

Als Unternehmer*in gilt jede/r, die/der selbstständig und nachhaltig zum Zweck der Einnahmenerzielung eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt. Auch gemeinnützige Unternehmen können unternehmerisch tätig sein und der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Unternehmer können entweder steuerpflichtige oder steuerfreie Umsätze erzielen. Erzielt ein Unternehmer steuerbefreite Umsätze, enthalten die ausgestellten Rechnungen keine Umsatzsteuer und ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen. In diesem Fall können Bruttobeträge (z.B. Rechnungen/Belege) als förderbare Kosten anerkannt werden.

Erbringt ein/e Unternehmer*in jedoch steuerpflichtige Leistungen (an Dritte, z.B. an Kund*innen), enthalten die von diesem ausgestellten Rechnungen Umsatzsteuer und er ist berechtigt, die ihm selbst in Rechnung gestellte Umsatzsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Wenn ein/e Fördernehmer*in zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, können daher ausschließlich Nettobeträge als förderbare Kosten anerkannt werden.

Entscheidend für die Förderdienststelle ist der von der/dem Förderwerber*in bekanntgegebene unternehmerische Status. Im Zuge des Förderantrags haben Fördernehmer*innen anzugeben, ob sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Auch während des aufrechten Förderverhältnisses sind Fördernehmer*innen verpflichtet, anzugeben, ob sich an ihrem unternehmerischen Status – insbesondere im Hinblick auf die Berechtigung zum Vorsteuerabzug – etwas ändert.

Vertiefte Verwendungskontrolle (Belegsprüfung, Vor-Ort-Kontrollen und/oder Abhalten eines Gesprächs)

Die Förderdienststelle hat im Rahmen ihres IKS festzulegen, bei wie vielen Förderfällen sie in einem Jahr eine vertiefte Verwendungskontrolle vornimmt. Dabei ist eine Mischung aus einem Zufallsprinzip (in Form eines gewissen Prozentsatzes, z.B. 10 % aller Förderfälle in einem Jahr) sowie einer bewussten, insbesondere auf Erfahrungen basierenden Entscheidung anzuraten.

Im Rahmen der bewussten Entscheidung sind insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Höhe des Förderbetrages

• Konkrete (negative oder positive) Erfahrungen der Förderdienststelle im Hinblick auf die/den Fördernehmer*in

• Wird der/dem Fördernehmer*in das erste Mal eine Förderung gewährt?

• Wurde die/der Fördernehmer*in bereits vertieft überprüft? Was waren die Ergebnisse?

• Wurden Unstimmigkeiten im Verwendungsnachweis festgestellt?

Bei der Belegsprüfung sind die Einhaltung der formellen und materiellen Voraussetzungen zu prüfen. Aus formeller Sicht ist insbesondere darauf zu achten, dass die Rechnung an den Namen und die Anschrift der jeweiligen Fördernehmer*innen ausgestellt ist. Die/der Fördernehmer*in muss die/der Leistungsempfänger*in sein. Aus inhaltlicher Sicht ist zu prüfen, ob es sich tatsächlich um förderbare Kosten entsprechend der Förderrichtlinie oder des Fördervertrages handelt. Weiters ist das Vorliegen einer allfälligen Vorsteuerabzugsberechtigung zu berücksichtigen.

Da der Verwaltungsaufwand jedenfalls in angemessener Relation zur Höhe des jeweiligen Förderbetrages zu setzen ist, sollte von einer Prüfung sämtlicher Belege (außer im Rahmen einer vertieften oder anlassbezogenen Verwendungskontrolle) Abstand genommen werden. Entsprechend den vorhandenen personellen Ressourcen sind stichprobenartige Prüfungen festzulegen.

Beispiel für eine Stichprobe nach dem Zufallsprinzip:
In einem ersten Schritt sind 10 % der Belege, höchstens jedoch 50 Belege, zu prüfen. Die Stichprobe hat repräsentativ zu sein, somit kleine, mittlere und große Rechnungsbeträge zu enthalten. Führt diese Prüfung zu keiner Beanstandung, ist die Belegsprüfung abgeschlossen. Im Falle einer Beanstandung ist eine weitere Stichprobe iHv 10 % der Belege, höchstens jedoch 50 Belege, zu ziehen und zu prüfen. Führt diese weitere Prüfung zu keiner Beanstandung mehr, ist die Belegsprüfung abgeschlossen. Im Falle einer weiteren Beanstandung ist eine erneute Stichprobe zu ziehen. Diese Vorgehensweise ist solange zu wiederholen, als keine Beanstandung mehr festgestellt wird oder keine Belege mehr vorhanden sind.

Übertrag in das nächste Jahr bzw. Zuführung zu einer Rücklage

Werden bei Gesamtförderungen Fördermittel im jeweiligen Förderjahr nicht zur Gänze verbraucht und sollen diese nicht verbrauchten Fördermittel ins nächste Jahr übertragen werden oder einer Zahlungsmittelreserve (Rücklage) zugeführt werden, kann die Förderdienststelle von einer Rückforderung absehen und einen Übertrag der nicht verbrauchten Fördermittel bzw. die Zuführung zu einer Zahlungsmittelreserve mit der/dem Fördernehmer*in vereinbaren. Voraussetzung hierfür ist, dass der Beschluss des nach der WStV zuständigen Organs sowie die jeweilige Förderrichtlinie dem nicht entgegensteht.

Die entsprechenden Festlegungen über die weitere Verwendung dieser Mittel bzw. den nachfolgenden Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung sind zwischen der Förderdienststelle und der/dem Fördernehmer*in schriftlich festzuhalten.

Exkurs: Vereine als Fördernehmer*innen

Der Großteil der Fördernehmer*innen der Stadt Wien hat die Rechtsform eines Vereines. Da für Vereine im Gegensatz zu anderen Rechtsträgern wie z.B. GmbH’s nicht so detaillierte und strenge Rechts- und Formvorschriften (nähere Informationen zu Vereinen bzw. zum VerG finden sich in Kap 7) bestehen, kann es in der Praxis der Förderabwicklung mitunter schwierig sein, zu beurteilen, ob bestimmte vorgelegte Unterlagen (z.B. Jahresabschluss in Form der EAR samt Vermögensübersicht) für den Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung als qualitativ und inhaltlich ausreichend angesehen werden können, ob das im Verein etablierte IKS als für die Größe und Tätigkeit des Vereins angemessen und somit ausreichend angesehen werden kann etc.

Zunächst muss an dieser Stelle angemerkt werden, dass es sich bei Förderungen um öffentliche Mittel (das bedeutet um Mittel, die aus Steuergeld der Bürger*innen stammen) handelt. Das bedeutet, dass die Fördermittel ordnungsgemäß, sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig eingesetzt werden müssen und wirklich nur zur Erreichung des Förderziels verwendet werden dürfen.

Grundsätzlich ist bei der Verwendungskontrolle darauf zu achten, dass die Bedingungen der jeweiligen Förderrichtlinie bzw. des Fördervertrages eingehalten wurden. Bei der Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung ist seitens der Förderdienststelle grundsätzlich ein angemessener Maßstab in Relation zur Förderhöhe anzulegen – bei höheren Förderbeträgen ist ein strengerer bzw. detaillierter Prüfungsmaßstab anzulegen (insbesondere dann, wenn mit dem fördernehmenden Verein in der Vergangenheit bereits schlechte Erfahrungen gemacht wurden).

Wenn der Verein bestimmte Tätigkeiten ausgelagert hat und die Funktionär*innen dieses zweiten Vereins mehr oder weniger identisch mit jenen des geförderten Vereins sind, sollte dies vom Verein aus Gründen der Transparenz der Förderdienststelle jedenfalls bereits vorher schon bekannt gegeben werden. Auch für den Fall, dass der Verein eine Tochtergesellschaft bzw. die Funktionär*innen einen Parallelverein gründen, sind Sphärenvermischungen unbedingt zu vermeiden: das bedeutet nicht nur getrennte Konten und getrennte Buchführung, sondern auch eine wechselseitige Verrechnung und Übernahme von Kosten, wenn Strukturen wie beispielsweise Büroräumlichkeiten gemeinsam genutzt werden. Der Verein hat hier die Pflicht, dies klar zu kommunizieren, mit der Förderdienststelle zu vereinbaren und zu dokumentieren. Es muss jedenfalls nachvollziehbar sein, welche Geschäftsfälle wem und in welchem Ausmaß zuzuordnen sind. Darlehen an Vereinsfunktionär*innen oder Akonti auf Aufwendungsersatz oder Entgelte, die dann aber eine längere Zeit nicht verrechnet werden, sind ebenso wie Privateinlagen in die Kassa und Privatentnahmen aus der Vereinskassa durch Vereinsfunktionär*innen zu unterlassen.

Der Stadtrechnungshof Wien hat in einem Prüfungsbericht dazu Folgendes ausgeführt:

Der StRH Wien erachtete generell die Gewährung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen für einen durch Steuergelder geförderten Verein als nicht widmungsgemäß. Die Vergabe von zinsenlosen „Darlehen“ an Mitarbeitende war nach Ansicht des StRH Wien auch im Hinblick auf eine niedrige Zinslandschaft als nicht fremdüblich zu qualifizieren.

Bei Geschäften mit (nahen) Angehörigen der Vereinsfunktionär*innen liegt zumeist ein erhöhtes Risiko für Förderungsmissbrauch vor. Liegt ein solcher Fall vor, ist seitens des Vereines konkret darzulegen, weshalb das Geschäft durchgeführt wurde, sodass geprüft werden kann, ob es für das Geschäft sachliche und nachvollziehbare Gründe gibt bzw. gegeben hat. Der Verein hat jedenfalls zu dokumentieren, dass Kostenvergleiche eingeholt wurden – jedes Geschäft muss einem Fremdvergleich standhalten können. Dadurch ist es der Förderdienststelle möglich, zu überprüfen, ob das Geschäft marktüblich (bzw. günstiger) war. Der Verein hat in diesem Fall zum Nachweis und zur Dokumentation einen schriftlichen Vertrag vorzulegen – ein Hinweis auf mündlich abgeschlossene Rechtsgeschäfte kann seitens der Förderdienststelle mangels Nachprüfbarkeit nicht akzeptiert werden.

Vereinsorgane müssen statutenkonform bestellt werden und vollständig sein. Wenn ein Organ ausscheidet, hat der Verein rechtzeitig für einen Ersatz nach der ausgelaufenen Funktionsperiode zu sorgen.

Die Vertretungsregelungen bzw. Zeichnungsbefugnisse, die in den Statuten bzw. in einer allenfalls vorliegenden Geschäftsordnung festgelegt sind, müssen unbedingt eingehalten werden. Auch auf die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips ist in diesem Zusammenhang besonders zu achten.

Sollten sich die Statuten des Vereins ändern, sollte der Verein dies der Förderdienststelle grundsätzlich unaufgefordert mitteilen – dies gilt umso mehr, wenn die Statutenänderung eine Auswirkung auf das Förderverhältnis hat (z.B. wenn Vertretungsregelungen geändert werden, wenn der Zweck des Vereins sich ändert und der Verein für den bisherigen Zweck Förderungen erhalten hat etc.).

Gemäß § 5 Abs. 5 VerG hat jeder Verein mindestens zwei Rechnungsprüfer*innen zu bestellen, die unabhängig und unbefangen sein müssen. Gemäß § 21 Abs. 2 VerG haben die bestellten Rechnungsprüfer*innen die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutenmäßige Verwendung der Mittel zu prüfen. Diese gesetzliche Vorgabe muss vom Verein jedenfalls eingehalten werden. Wenn es sich dabei um Personen handelt, die in einem Abhängigkeits-, Verwandtschafts- bzw. Naheverhältnis zu Vereinsfunktionär*innen steht, sollte dies der Verein aus Gründen der Transparenz der Förderdienststelle jedenfalls mitteilen, da in solchen Konstellationen aufgrund des erhöhten Risikos naturgemäß ein strengerer Prüfungsmaßstab anzulegen sein wird.

Der Stadtrechnungshof Wien hat im Rahmen der Überprüfung eines Vereins Folgendes festgestellt:

Gemäß VerG mussten die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer eines Vereines unabhängig und unbefangen sein. Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer eines Vereines durften nicht Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer sein (vgl. Lansky et al. [2006], S. 378, Rz. 739). Die Verpflichtung zur Unabhängigkeit der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer sollte die Entstehung von Interessenkonflikten bei der Prüfung und der Beeinträchtigung des Prüfungsergebnisses vermeiden. Dementsprechend genügte für das Vorliegen einer Abhängigkeit bereits die ernsthafte konkrete Möglichkeit der Befangenheit.

Eine der Rechnungsprüferinnen war (…) eine Dienstnehmerin des Vereines (…). Weiters war der Sohn dieser Rechnungsprüferin Mitarbeiter des Vereines (…). Da die Rechnungsprüferin als Angestellte finanziell vom Verein (…) abhängig war, erfüllte diese nicht die gemäß VerG geforderte Unabhängigkeit.

Gemäß § 21 Abs. 3 VerG ist im Prüfbericht der Rechnungsprüfer*innen u.a. insbesondere auf Insichgeschäfte besonders einzugehen. Die Förderdienststelle hat zunächst zu überprüfen, ob Insichgeschäfte nach der jeweiligen Förderrichtlinie grundsätzlich überhaupt zulässig sind. Bejahendenfalls ist in weiterer Folge zu prüfen, ob die Voraussetzungen gemäß der Förderrichtlinie eingehalten wurden (insbesondere Nachweis der Zustimmung eines anderen vertretungsbefugten Organs, ein Drittvergleich, der die Angemessenheit der Leistungsentgelte nachweist sowie Dokumentation des Zustimmungsaktes). Da bei Insichgeschäften immer das Risiko einer potentiell problematischen Ausnutzung von Vertretungsmacht besteht, ist der Verein verpflichtet, Insichgeschäfte samt den erforderlichen Zustimmungsakten und der Prüfung der Angemessenheit der Leistungsentgelte (Drittvergleich) genauestens zu dokumentieren bzw. protokollieren.

Die Berichte der Rechnungsprüfer*innen müssen korrekt und nachvollziehbar (und nicht zu „oberflächlich“) sein. Als Hilfestellung für kleine Vereine kann die Förderdienststelle gegebenenfalls auf den auf der Übersichtsseite für Förderungen veröffentlichten Leitfaden „Informationen bzw. Muster für die Rechnungslegung in Form einer Einnahmen-Ausgabenrechnung (EAR) samt Vermögensübersicht“ verweisen.

Allgemein ist auszuführen, dass der Jahresabschluss sowie das Rechnungswesen transparent zu sein haben und sämtliche Buchungen sachlich begründbar sein müssen. Auf sachlich nicht begründbare Umbuchungen („Hin- und Herschieben von Geldern“) ist besonderes Augenmerk zu legen. Zwischen Belegen und Buchungen muss jedenfalls ein Zusammenhang hergestellt werden können.

Bei Belegen in Zusammenhang mit Reisen, Hotelrechnungen und Bewirtungsspesen (sofern diese in der Förderrichtlinie überhaupt als förderbare Kosten zugelassen werden) ist der Prüfmaßstab besonders streng anzulegen – auf solchen Belegen sollte seitens des Vereines jedenfalls vermerkt worden sein, für wen und aus welchem Grund und in welchem Zusammenhang diese Kosten angefallen sind, sodass die Förderdienststelle überprüfen kann, ob die Fördermittel dem Förderzweck entsprechend verwendet wurden. Bei Reise- und Fahrtkosten ist seitens des Vereines das jeweils preisgünstigste bzw. zweckentsprechendste Verkehrsmittel zu wählen.

Sollte in Ausnahmefällen an Vereinsfunktionär*innen ein Aufwandsersatz ausbezahlt werden, hat die Höhe des Aufwandsersatzes angemessen zu sein.Der Verein hat den entsprechenden Aufwand jedenfalls schriftlich nachzuweisen (der Beleg muss in der Buchhaltung vorhanden sein).

Wenn der Verein mit Fördermitteln Gegenstände erwirbt und die Förderdienststelle eine Vor-Ort-Kontrolle vornimmt, sollte überprüft werden, ob diese Gegenstände vor Ort auch tatsächlich vorhanden sind. Wenn Gegenstände (die aus Fördermitteln finanziert wurden) ausgeschieden werden, sollte eine entsprechende Dokumentation vorhanden sein. In Zusammenhang mit Gegenständen hat der Verein darauf zu achten, dass das Anlageverzeichnis komplett und aktuell ist.