16.2 Abrechnung/Verwendungsnachweis

Fristen

Dabei ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Bei Einzelförderungen ist der Verwendungsnachweis bis spätestens 6 Monate nach Abschluss des geförderten Vorhabens vorzulegen.

• Bei Gesamtförderungen ist der Verwendungsnachweis bis spätestens 30. September des Folgejahres (bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschafts- bzw. Rumpfjahr bis spätestens 9 Monate nach Ablauf des jeweiligen Wirtschafts- bzw. Rechnungsjahres) vorzulegen.

In der Förderrichtlinie bzw. im Fördervertrag ist festzulegen, dass für den Fall, dass die/der Fördernehmer*in die Abrechnungsfristen nicht einhalten kann, sie bzw. er den Grund bzw. die Gründe hierfür rechtzeitig – d.h. vor Ablauf der festgelegten bzw. vereinbarten Abrechnungsfristen – schriftlich darzulegen und eine Fristverlängerung zu beantragen hat, widrigenfalls die Förderung ganz oder teilweise zu widerrufen ist.

Inhalte des Verwendungsnachweises

Sachbericht

Aus dem Sachbericht müssen insbesondere die Verwendung der gewährten Förderung, der nachweisliche Bericht über die Durchführung bzw. Umsetzung der geförderten Maßnahme sowie die Erreichung des angestrebten Förderziels nachvollziehbar hervorgehen.

Der Sachbericht hat unter Berücksichtigung der Eigenart der konkreten Förderung folgende Mindestinhalte zu enthalten:

1. Allgemeine Angaben:

   1. Name/Bezeichnung der Fördernehmerin/des Fördernehmers

   2. Angabe der Geschäftszahl

   3. Fördergegenstand (Titel des Vorhabens)

   4. Förderart (Einzelförderung oder Gesamtförderung)

   5. Förderhöhe und Bekanntgabe, ob der gewährte Förderbetrag zur Gänze widmungsgemäß verbraucht wurde

   6. Förderzeitraum und Bekanntgabe, ob der vereinbarte Zeitplan eingehalten wurde

   7. Bekanntgabe, ob das Vorhaben wie geplant durchgeführt wurde oder inhaltliche, zeitliche oder finanzielle Anpassungen erforderlich waren

2. Angaben zur inhaltlichen Zielerreichung:

   1. Zielgruppen des Vorhabens:

      1. Bekanntgabe, welche Zielgruppen angesprochen werden sollten

      2. Bekanntgabe, welche Zielgruppen angesprochen wurden

      3. Begründung, sofern es eine Abweichung zwischen Soll und Ist gibt

   2. Ziele:

      1. Bekanntgabe, welche Ziele durch das geförderte Vorhaben erreicht werden sollten

      2. Bekanntgabe, welche Ziele durch das geförderte Vorhaben erreicht wurden

      3. Begründung, sofern es eine Abweichung zwischen Soll und Ist gibt

   3. Maßnahmen und Aktivitäten:

      1. Bekanntgabe, welche Maßnahmen und Aktivitäten für die Zielerreichung gesetzt werden sollten

      2. Bekanntgabe, welche Maßnahmen und Aktivitäten für die Zielerreichung gesetzt wurden

      3. Begründung, sofern es eine Abweichung zwischen Soll und Ist gibt

   4. Erfolg:

      1. Bekanntgabe, ob das geförderte Vorhaben aus Sicht der Fördernehmerin/des Fördernehmers erfolgreich war

      2. Bekanntgabe, an welchen Resultaten und Indikatoren der Erfolg des Vorhabens gemessen bzw. beurteilt wurde

   5. Sonstige Angaben:

      1. Bekanntgabe, ob das geförderte Vorhaben auf der Homepage der Fördernehmerin bzw. des Fördernehmers veröffentlicht wurde

      2. Bekanntgabe, ob das Vorhaben innerhalb der Organisation der Fördernehmerin/des Fördernehmers evaluiert wurde (Wurde z.B. der Projektablauf reflektiert, um für zukünftige Projekte zu lernen?) (Hinweis: verpflichtend nur bei Einzelförderungen über EUR 50.000)

3. Angaben zur Einhaltung von Compliance-Regelungen im Sinne des Verhaltenskodex samt Compliance-Regelungen für Förderwerber*innen und Fördernehmer*innen der Stadt Wien: (Hinweis: verpflichtend nur bei Gesamtförderungen über EUR 50.000)

   1. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise sichergestellt ist, dass die/der Fördernehmer*in der Fördergeberin während des aufrechten Förderverhältnisses unverzüglich Meldung erstattet, wenn sie/er oder ein vertretungsbefugtes Organ wegen Förderungsmissbrauch gemäß § 153b StGB oder wegen eines Korruptionsdeliktes gemäß den §§ 302 bis 309 StGB rechtskräftig verurteilt wurde

   2. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise sichergestellt ist, dass den Mitarbeiter*innen der Fördernehmerin bzw. des Fördernehmers die Korruptionstatbestände des Strafgesetzbuches bekannt sind und die Korruptionstatbestände sowie die Strafbarkeit zumindest einmal jährlich in Erinnerung gerufen werden

   3. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise sichergestellt ist, dass Mitarbeiter*innen der Fördernehmerin bzw. des Fördernehmers über das Verbot der Diskriminierung (§ 2 Wiener Antidiskriminierungsgesetz) und Benachteiligung (§ 4 Abs. 3 Wiener Antidiskriminierungsgesetz) informiert sind und in regelmäßigen Abständen daran erinnert werden

   4. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise das Vier-Augen-Prinzip bei Auszahlungen/Überweisungen, Beschaffungen und Leistungsvergaben sowie bei der Abrechnung (Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung) sichergestellt ist

   5. Bekanntgabe, ob und in welcher Form festgelegt ist, dass die für die Überprüfung der widmungsgemäßen Verwendung der Förderung erforderlichen Unterlagen (Aufzeichnungen, Buchungsjournale, Belege, etc.) dokumentiert und dauerhaft lesbar aufbewahrt werden müssen (für einen Zeitraum von mindestens 7 Jahren ab dem Ende jenes Kalenderjahres, in welchem die letzte Auszahlung der Förderung erfolgt ist)

   6. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise es Regelungen für Beschaffungen und Leistungsvergaben gibt und falls ja, ob der Modus der Einholung der Vergleichsangebote, der inhaltlichen Prüfung der eingeholten Vergleichsangebote sowie deren entsprechende Dokumentation festgelegt sind

   7. Bekanntgabe, ob und auf welche Weise es Regelungen für Insichgeschäfte gibt und falls ja, ob festgelegt ist, in welcher Form und unter Berücksichtigung welcher Parameter die Angemessenheit der vereinbarten Leistungsentgelte (Drittvergleich) geprüft und in welcher Form die erforderlichen Zustimmungsakte eingeholt sowie dokumentiert werden

Die Förderdienststelle hat dafür entweder ein bestimmtes (Online-)Formular bereitzustellen und die Fördernehmer*innen zur Verwendung dieses (Online-)Formulars zu verpflichten oder die Fördernehmer*innen zu verpflichten, die erforderlichen Informationen auf andere Weise bekannt zu geben (z.B. im Rahmen eines sonstigen Projekt- oder Tätigkeitsberichts).

Im Hinblick auf die konkrete Förderung bzw. den konkreten Fördergegenstand ist die/der Fördernehmer*in darüber hinausgehend gegebenenfalls auch zur Vorlage weiterer Nachweise zu verpflichten, soweit dies aus Sicht der Förderdienststelle erforderlich bzw. zweckmäßig ist (z.B. Fotos, Videos, Folder, Prospekte, Broschüren, Eintrittskarten, Leistungs- und Zeitaufzeichnungen).

Zahlenmäßiger Nachweis

Wenn die/der Fördernehmer*in für denselben Verwendungszweck auch eigene finanzielle Mittel eingesetzt hat oder von einem anderen Fördergeber/Rechtsträger finanzielle Mittel erhalten hat, muss der zahlenmäßige Nachweis auch diese umfassen.

Ad 1. Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung:

Dabei handelt es sich um eine nachprüfbare Aufstellung aller mit der geförderten Maßnahme in Zusammenhang stehenden Einnahmen und Ausgaben. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben müssen durch Belege nachweisbar sein. Die Förderdienststelle hat sich für Zwecke der Verwendungskontrolle die Vorlage der Belege (Original oder elektronisch) oder die Einsichtnahme in diese vorzubehalten.

Hinweis: Die Fördernehmer*innen sind zu verpflichten, die im Rahmen des Förderansuchens/ Förderantrags verwendete Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung zum Zwecke des Vergleichs auch im Rahmen der Abrechnung zu verwenden, um Soll-Ist-Vergleiche vornehmen zu können (siehe dazu auch Kap. 15.2.1.). Ob die Durchführung des geförderten Vorhabens letztlich die kalkulierten Kosten verursacht hat, kann nur anhand einer Gegenüberstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den laut Förderansuchen/Förderantrag geplanten Einnahmen und Ausgaben (Soll-Ist-Vergleich) festgestellt werden.

Die Förderdienststelle hat die/den Fördernehmer*in unter Berücksichtigung der Eigenart der konkreten Förderung zu verpflichten, Abweichungen ab einer bestimmten Größe bzw. Prozentsatz zu begründen (z.B. bei Abweichungen über 10 % und/oder EUR 10.000).

Die Förderdienststelle hat unter Berücksichtigung der Eigenart der jeweiligen Förderung für die Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung ein entsprechendes Formular (insbesondere z.B. Excel-Tabellen) bereitzustellen und die Fördernehmer*innen zur Verwendung dieses Formulars zu verpflichten.

Die Vorlage einer Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung ist naturgemäß nicht möglich/erforderlich, sofern sich um eine reine Investitionsförderung (z.B. Förderung einer Photovoltaikanlage) handelt. In diesem Fall ist festzulegen, in welcher Form der zahlenmäßige Nachweis vorzulegen ist (z.B. Rechnung).

Ad 2. Jahresabschluss:

Im Falle von Gesamtförderungen (Förderungen für die bestimmungsgemäße laufende Tätigkeit –dies umfasst sowohl die Gesamttätigkeit als auch eine Teilbereichstätigkeit – innerhalb eines bestimmten Zeitraumes) haben Fördernehmer*innen darüber hinausgehend auch einen geprüften bzw. beschlossenen Jahresabschluss vorzulegen, wobei die erhaltene Förderung aus den vorgelegten Unterlagen hervorgehen muss.

Bei Fördernehmer*innen mit doppelter Buchführung (z.B. GmbH oder (mittel)große Vereine gemäß § 22 VerG) ist der Jahresabschluss in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorzulegen.

Bei Fördernehmer*innen ohne doppelte Buchführung (z.B. kleine Vereine) ist der Jahresabschluss in Form einer Einnahmen-Ausgabenrechnung (EAR; nicht zu verwechseln mit der Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung!) samt Vermögensübersicht (oder vergleichbarer Unterlagen, mit welchen eine Prüfung der Gesamtgebarung der jeweiligen Einrichtung möglich ist) vorzulegen. In diesem Zusammenhang wird ausdrücklich auf § 21 Vereinsgesetz 2002 hingewiesen, wonach das Leitungsorgan eines Vereins dafür zu sorgen hat, dass die Finanzlage des Vereins rechtzeitig und hinreichend erkennbar ist. Es hat ein den Anforderungen des Vereins entsprechendes Rechnungswesen einzurichten, insbesondere für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu sorgen. Zum Ende des Rechnungsjahrs hat das Leitungsorgan innerhalb von fünf Monaten eine EAR samt Vermögensübersicht zu erstellen (vgl. dazu ausführlich auch Kap 7.5.3). Als Hilfestellung für kleine Vereine kann auf den veröffentlichten Leitfaden „Informationen bzw. Muster für die Rechnungslegung in Form einer Einnahmen-Ausgabenrechnung (EAR) samt Vermögensübersicht“ verwiesen werden.

Mögliche weitere Nachweise:

Wenn dies aus Sicht der Förderdienststelle im Hinblick auf die Eigenart des jeweiligen Förderprogramms/der jeweiligen Förderung zur Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel erforderlich erscheint, ist die/der Fördernehmer*in zu verpflichten, weitere Nachweise (z.B. Jahresabschluss bei Einzelförderungen, Belegsaufstellungen, Buchungsjournale, Einzelkontennachweise etc.) vorzulegen. Belegsaufstellungen, Buchungsjournale etc. sollten folgende Inhalte umfassen:

• Fortlaufende Nummerierung der Belege

• Zahlungsdatum

• Empfänger*in der Zahlung

• Verwendungszweck

• Leistungszeitraum

• Rechnungsbetrag

Sofern es aufgrund der Eigenart der Förderung zweckmäßig erscheint, ist die/der Fördernehmer*in auch zur Vorlage von geeigneten Zwischenberichten zu verpflichten.