WAIS - Wiener Archivinformationsystem

Glossar

Akt:

Eine Ebene der Erschließungsstufen. Logische Einheit, die alle Vorgänge zu einem bestimmten Geschäftsfall oder Aufgabengebiet zusammenhält. Ein Akt wird in der Regel durch einen Protokolleintrag beschrieben. Der Akt besteht aus Geschäftsstücken und den einzelnen Dokumenten. Der Protokolleintrag enthält zumindest eine Aktenzahl, den Einbringer, einen Sachbearbeiter, einen Betreff und Datumsangaben. Er gibt den Verfahrensverlauf wieder und bietet eine Übersicht über die zum Akt gehörigen Geschäftstücke. Der Protokolleintrag dient als primärer Zugang zum Suchen eines Aktes.

Archiv:

Institution, die Unterlagen, die aus einer einzelnen oder verschiedenen Organisationen stammen können, in denen sie für den täglichen Geschäftsprozess nicht mehr laufend benötigt werden, durch Bewertung zur dauernden Aufbewahrung bestimmt, für ihre Verwahrung und Erhaltung sorgt und im Rahmen ihres Auftrages allgemein zugänglich macht.

Archivalische Einheit:

Physische Einheit der Verwahrung von Archivgut: z.B. Band, Faszikel (Aktenbündel) oder Schachtel mit Untereinheiten wie Heft oder Mappe.

Archivgut:

Die Gesamtheit aller im Archiv verwahrten Unterlagen.

Archivobjekt:

Elektronisches Archivgut

Archivsignatur, Signatur:

Eindeutige, vom Archiv vergebene Bezeichnung, die eine Erschließungseinheit identifizierbar macht. Signaturen bestehen aus numerischen und alphanumerischen Zeichen in verschiedenen Kombinationen.

Archivtektonik:

Innere Gliederung eines Archivs als Folge seines historischen Anwachsens, obere Ebene der Erschließungsstufen. Sie bildet Provenienzstellen und deren Zusammenhang im Archivgut ab.

Bestand:

Eine Ebene der Erschließungsstufen. Sie umfasst in der Regel Unterlagen aus der gleichen Provenienzstelle oder einer Abfolge von Provenienzstellen mit gleichen Aufgaben.

Benützung:

Nutzung von Archivgut, in der Regel durch Einsicht vor Ort, bei elektronisch verfügbaren Unterlagen auch EDV gestützt über Netzwerke. Diese Nutzung kann auch die Erstellung von Kopien einschließen.

Erschließung:

Verzeichnung, formale und inhaltliche Beschreibung von Archivgut. Erschließung schafft notwendige Voraussetzungen für die Benützung.

Erschließungseinheit:

Element der archivischen Erschließung, mit dem Archivgut mit gleichförmigen Eigenschaften auf der jeweiligen Erschließungsstufe gemeinsam beschrieben werd.

Erschließungsstufen:

Die baumförmige, hierarchische Ordnung der Erschließungseinheiten im Archiv. Grundzüge der Erschließungsstufen werden durch ISAD(G) definiert. Die Struktur besteht in Bestand, Serie, Akt und Einzelstück (z.B. Geschäftstück, Dokument). Jede Stufe der Erschließung muss in der hierarchischen Abfolge grundsätzlich unbeschränkt wiederholbar sein.

Gliederung der Aktenführung:

Die in einer bestimmten Provenienzstelle angewendete Einteilung der Unterlagen. Gebräuchliche Gliederungsprinzipien sind z.B. Numerus Currens, Registraturgruppen, Materienregistraturen, Sachakten mit Aktenplänen, Sachgebiete.

Provenienzprinzip:

Archivisches Grundprinzip, demgemäss Archivgut unter Wahrung seines Entstehungs- und Wirkungszusammenhangs erhalten und erschlossen wird.

Provenienzstelle:

Organisationseinheit, Dienststelle oder Person, die dem Archiv Unterlagen anzubieten hat oder an das Archiv Unterlagen abgibt, Erzeuger von Unterlagen. Entsprechend ihrer inneren Organisation können Provenienzstellen vielfach hierarchisch untergliedert sein. Gemäß dem archivischen Provenienzprinzip ist der Zusammenhang von Archivgut mit seinem Erzeuger zu wahren und darzustellen.

Registraturgruppe:

siehe Gliederung der Aktenführung

Registraturprinzip:

Archivisches Grundprinzip, demgemäss Archivgut unter Wahrung der von der Provenienzstelle angelegten Gliederung und Ordnung erhalten und erschlossen wird.

Sammlung:

eine künstliche Vereinigung von Schrift-, Bild- oder Tongut ohne Rücksicht auf dessen Provenienz (Selekt) oder die Zusammenfassung von bloßem Sammelgut

Serie:

Eine Ebene der Erschließungsstufen, die in der Regel gleichförmig Unterlagen oder Unterlagen aus dem gleichen Geschäftsprozess einer Provenienzstelle umfasst.

Signatur:

siehe Archivsignatur

Verzeichnungseinheit:

siehe Erschließungseinheit